采購合同管理是管理與采購有關(guān)的合同的過程，作為與客戶、供應(yīng)商、甚至合作伙伴建立工作關(guān)系的法律文件的一部分。它包括談判合同的條款和條件，還包括對(duì)遵守條款和條件以及記錄和同意雙方的任何變更的證明。

采購企業(yè)通過及時(shí)獲取高質(zhì)量的商品和服務(wù)來控制支出和支持運(yùn)營。通過提高這一戰(zhàn)略職能的效率，企業(yè)可以節(jié)約成本，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)，并制定更好的采購戰(zhàn)略。然而，采購和承包團(tuán)隊(duì)往往依賴手動(dòng)流程、電子表格和獨(dú)立的系統(tǒng)，而導(dǎo)致交付周期過長。

企業(yè)可以通過集中化和自動(dòng)化的采購活動(dòng)，如采購和供應(yīng)商溝通，在采購和談判方面更具戰(zhàn)略性。

采購合同管理流程

合同管理是任何采購周期中不可或缺的組成部分。采購企業(yè)可以通過實(shí)施合同生命周期管理軟件降低供應(yīng)商價(jià)格、更快地與新方執(zhí)行合同。提高合規(guī)性、降低風(fēng)險(xiǎn)，并有效地管理內(nèi)部和外部關(guān)系。

采購合同管理過程包括：

管理合同，作為與客戶、供應(yīng)商、甚至合作伙伴建立工作關(guān)系的法律文件的一部分。
● 談判合同中的條款和條件。
● 證明條款和條件的合規(guī)性。
● 記錄并同意雙方的任何變更。

采購中的合同挑戰(zhàn)

采購是全球企業(yè)的一個(gè)復(fù)雜方面，會(huì)帶來巨大的商業(yè)和監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。采購中的一些合同挑戰(zhàn)包括：
● 業(yè)務(wù)成本高
● 周轉(zhuǎn)時(shí)間慢
● 由于無人認(rèn)領(lǐng)的權(quán)利而造成收入損失
● 錯(cuò)過義務(wù)
● 由于不合規(guī)而導(dǎo)致監(jiān)管執(zhí)法

采購合同管理的目標(biāo)

合同管理有助于交易的順利進(jìn)行、保持與供應(yīng)商的良好關(guān)系、減少風(fēng)險(xiǎn)，并迅速解決問題。

然而，采購合同管理的主要目標(biāo)是：
● 確保產(chǎn)品/服務(wù)以商定的價(jià)格出售。
● 評(píng)估產(chǎn)品/服務(wù)是否符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
● 確保產(chǎn)品/服務(wù)在正確的地點(diǎn)并以正確的數(shù)量及時(shí)交付。
● 確保供應(yīng)商管理具有成本效益。

合同管理在采購中的重要性

采購團(tuán)隊(duì)必須有一個(gè)全面可靠的合同管理計(jì)劃，以確保所有相關(guān)利益相關(guān)者的共同利益。以下是合同管理改善采購的一些方法：
● 通過確定需求、實(shí)施戰(zhàn)略和分析目標(biāo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)運(yùn)作。
● 通過提供更好的支出可見性和幫助企業(yè)監(jiān)測財(cái)務(wù)交易來控制支出。
● 通過確保供應(yīng)商遵守標(biāo)準(zhǔn)并與他們建立長期關(guān)系來幫助供應(yīng)商評(píng)估。
● 通過在很大程度上減少風(fēng)險(xiǎn)來確保合規(guī)性。

使用專業(yè)系統(tǒng)管理采購合同

8Manage SRM采購管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化的企業(yè)的最佳合作伙伴。它可提供自動(dòng)化服務(wù)，幫助你管理復(fù)雜采購的合同條款與交付的驗(yàn)收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。

● 適用于不同類型的采購活動(dòng)

8Manage采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
-簡單的消費(fèi)品采購（類似于8Manage的采購訂單管理功能）
-有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購

● 在同一頁面管理整個(gè)采購合同

8Manage 為所有采購員和采購管理者提供同一個(gè)頁面以查看和管理整個(gè)采購合同。在 8Manage 中，每個(gè)采購合同都可以用一個(gè)項(xiàng)目來管理，通過項(xiàng)目嚴(yán)格按照采購合同的條款管控其資源，活動(dòng)，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。

● 采購合同修改和審批

8Manage 采購合同管理提供非常靈活的修改機(jī)制，已審批的合同通過申請可進(jìn)行修改，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)追蹤采購合同的所有修改版本，并記錄和管理每個(gè)最新版本的重新審批流。

● 采購合同續(xù)約管理

采購合同續(xù)約在實(shí)際采購當(dāng)中極為常見。8Manage 支持采購合同續(xù)約管理，用戶可按需預(yù)設(shè)續(xù)約的周期和續(xù)約后的價(jià)格調(diào)整，在合同將到期前，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出續(xù)約提醒給相關(guān)人員。

同時(shí)，8Manage SRM采購管理系統(tǒng)提供續(xù)約概覽，采購人員通過此概覽可輕松地查看到所有即將需要進(jìn)行續(xù)約的采購合同，非常方便省時(shí)。此外，8Manage 支持按照續(xù)約設(shè)定系統(tǒng)自動(dòng)生成新的采購合同，無需重新手動(dòng)添加，更高效省時(shí)，信息也更準(zhǔn)確。

除能全面管理采購合同外，8Manage SRM還涵蓋從采購預(yù)算，供應(yīng)商、產(chǎn)品、采購計(jì)劃，詢價(jià)、競價(jià)、招標(biāo)、采購訂單、采購執(zhí)行到供應(yīng)商績效評(píng)估的全面管理，大大提高企業(yè)的采購效率，同時(shí)確保采購過程的公平、公正、公開。

只有在有效管理的情況下，才能創(chuàng)建有效的采購合同。