春節(jié)過后，會有一些企業(yè)開始制定OA系統(tǒng)采購計劃，實現(xiàn)高效率的網(wǎng)上協(xié)同辦公?？墒?，對于從沒有接觸過OA系統(tǒng)的人來說，還真不知道怎么做好這個計劃。

為此，筆者采訪了行業(yè)領導品牌——華天動力OA系統(tǒng)的項目總監(jiān)萬先生，請他根據(jù)自己與大量客戶的親密接觸，提供一些企業(yè)的實際做法和成功經(jīng)驗，來為我們提供一些參考。

萬先生說，OA系統(tǒng)等企業(yè)管理軟件的采購計劃是有章可循的。從實施角度說，也應該建立行之有效的計劃，來保證系統(tǒng)的順利實施。總體上來說，這個計劃可以包括以下內(nèi)容，當然因為企業(yè)的行業(yè)和情況不同，有些內(nèi)容是普遍性的，有些內(nèi)容是個性化的，還有些內(nèi)容可能沒有提到，大家盡可以取長補短。

項目組織

首先，企業(yè)應該成立一個OA系統(tǒng)項目采購領導小組，這個小組的成員包括企業(yè)高層主管、IT部門主管，以及其他關鍵部門的主管，并明確各個人員的分工和責任。

需求分析

企業(yè)需要對自己的辦公、管理、流程進行梳理，明確自己當前辦公和管理中存在的主要問題，明確自己的需求重點和解決辦法，制定需求明細和項目目標。

采購方式

有的企業(yè)可能需要通過招標的方式來采購系統(tǒng)，這就需要制定詳細的招標計劃。而對大部分企業(yè)來說，則不需要走招標流程，只要自己直接去選型就可以了。

時間表

采購計劃中應該有一個明確的工作時間表，除了項目的開始時間和結束時間，系統(tǒng)的初步篩選時間、集中選型時間、合同簽訂時間、實施時間、試運行時間、服務時間等都最好能夠規(guī)劃出來。

系統(tǒng)考察

包括對OA系統(tǒng)的考察和供應商的考察。對OA系統(tǒng)的考察包括功能和性能兩方面，如基本功能是否滿足使用需要，重點功能是否突出，穩(wěn)定性、易用性、開放性、靈活性如何，系統(tǒng)綜合成本的考察。對供應商的考察則主要看實施保障、售后服務和口碑、品牌等方面。

合同簽訂

確定供應商后，需要與供應商簽訂購買合同，合同中包括商務條款和技術條款兩大類，包括系統(tǒng)的總金額、付款方式，以及供應商所提供的系統(tǒng)功能和服務內(nèi)容等。

系統(tǒng)實施

包括系統(tǒng)的實施策略、組織方式、實施時間表、驗收標準等，都盡量提前制定好，比如先在哪些部門實施，先實施哪些功能，如何培訓，如何落實，如何保障等等，越具體越好。

系統(tǒng)服務

系統(tǒng)服務的內(nèi)容包括三個方面，一是服務時間，二是服務方式，三是服務費用，這些內(nèi)容都需要提前跟供應商明確，并在合同中明確約定，以免在后期產(chǎn)生誤會和被動。

項目預算

企業(yè)對OA系統(tǒng)項目的費用預算，最好能夠有個明確的范圍，否則在選型時會走很多冤枉路。如果企業(yè)對這個費用沒有概念，那么可以先大致了解一些市場行情再確定。

說到最后，萬先生坦言，每個企業(yè)的實際情況差異很大，因此在制定OA系統(tǒng)的采購計劃時，可以參照上面的內(nèi)容，但不能照本宣科，否則可能把簡單的事情復雜化。OA系統(tǒng)的采購和應用一樣，都是在效率和規(guī)則之間達到一個高度的平衡。