一、合同管理計劃

合同管理用于保證自方的履約行為能夠滿足合同的要求。做好合同管理計劃是合同履行的基本保證。如果合同管理中沒有制定一份好的合同計劃，合同在簽訂或履行過程中如果發(fā)生變更或其它情況，易背離最初簽訂合同的目的。有了合同計劃，除在項目談判過程中易圍繞合同計劃開展主題，也容易讓項目其它參與具體工作的人員了解合同履行的過程和目的，更好地完成工作。

合同管理計劃包括準備需要讓潛在合同的對方響應和決定合同授予的評估標準的文檔。合同管理部門協(xié)助項目部門經(jīng)理編制、完善公司月度、年度經(jīng)營計劃、業(yè)績評價制度和部門內部各種工作規(guī)程等；負責起草年度經(jīng)營計劃的文件的工作；負責監(jiān)督年度經(jīng)營計劃的落實進度、執(zhí)行成果；具體負責組織月度的計劃總結和溝通協(xié)調會，并準備相關材料。項目團隊通常使用標準表格和專家評判作為工具來幫助他們創(chuàng)建相關合同計劃文檔和評估標準。

舉例：拿采購工作來說，采購項目確定后，制定一份合同計劃，合同計劃中包括采購管理計劃、合同工作說明書、自制或外購決策和項目管理計劃都是這個過程的重要輸入。采購計劃中的文檔通常包括建議書邀請函RFP（Request For Proposal的縮寫）和報價邀請函RFQ（Request For Quote的縮寫）。

建議書邀請函RFP是從可能的供應商那里征求方案的文件，是由賣方準備的、可以滿足買方需要的不同方案的文檔。例如，一個組織想要把它的工作自動化或者為一個業(yè)務難題找到一個解決方案，它可以在建議書邀請函中寫明，然后賣方能夠通過建議書來反饋。供應商會建議各種各樣的硬件、協(xié)同軟件和網(wǎng)絡解決方案來滿足這個組織的需求。選擇誰勝出，賣方常常取決于多個標準，不單單是最低的價錢。

報價邀請函RFQ是用來從預期供應商那里征求報價或者投標的文件。投標也稱為標書或報價，是賣方準備的文件，針對買方所清晰界定的各項條款所提供的價格文檔。組織經(jīng)常對涉及特定項目的請求使用RFQ。例如，如果一個公司想購買有特定功能的100臺個人電腦，它可能向潛在賣方發(fā)送RFQ。一般情況下，準備RFQ沒有像準備RFP要那樣長的時間，做出回應也一樣。選擇常常是基于最低報價。

寫一份好的建議書邀請函RFP是項目采購管理中的關鍵環(huán)節(jié)。許多人從來沒有寫過或者響應過RFP。為了產生一份好的RFP，專家的意見是很寶貴的。在不同的公司中有很多可用的RFP的例子，或者是從潛在的承包方或者是從政府組織那里。在發(fā)出RFP和審核建議書的時候經(jīng)常涉及法律方面的需求，特別是政府項目。重要的是要咨詢熟悉特定組織的合同計劃過程的專家。為了保證RFP有足夠的信息來作為好的建議書的基礎，買方組織應當努力讓自己站在賣方的立場上，基于RFP中的信息開發(fā)出好的建議書RFP。用于RFQ和RFP的其他術語包括投標邀請函、磋商邀請函和初步承包方響應（無論叫做什么，所有的采購文檔在寫的時候，都應該有利于從預期的賣方那里得到確切和完整的響應）。還應該包括組織和項目的背景信息、相關的工作描述、進度、需要的響應形式的描述、評價準則、報價單和任何需要的合同條款。它們應當足夠嚴格，以保證一致的、可比較的響應，但是又要足夠靈活，從而使得賣方能夠建議更好的方式來滿足需求。

企業(yè)最好是在發(fā)出正式的RFP或者RFQ之前，準備一些評價準則，這對企業(yè)來說非常重要。企業(yè)使用這些準則來給建議書分級或者打分，通常給每個標準賦以權重以表明其重要性。常用的評價準則包括技術方法（30％的權重）、管理方法（30％的權重）、過去的業(yè)績（20％的權重）和報價（20％的權重）。評價準則應該是明確而客觀的。例如，如果買方要求供應商的項目經(jīng)理必須是一個經(jīng)認證的項目管理專家，那么采購文檔就應該清楚地列出這個需求，并且在合同簽訂的過程中加以遵循。如果買方不遵循公平和一致的評價過程，那么失敗的投標者可以訴諸法律。

二、合同質量計劃

（一）質量計劃的概念

質量計劃是指：針對特定的產品、項目或合同規(guī)定專門的質量措施、資源和活動順序的文件。質量計劃提供了一種途徑，將某一產品、項目或合同的特定要求與現(xiàn)行的通用質量體系程序聯(lián)系起來。雖然要增加一些書面程序，但質量計劃無需開發(fā)超出現(xiàn)行規(guī)定的一套綜合程序或合同中對質量的要求標準。一份質量計劃可以用于監(jiān)測和評估貫徹合同中對質量要求的情況。

質量計劃是一種工具，用于組織內部時，應確保特定產品、項目或合同的要求被恰當?shù)丶{入質量計劃；在合同情況下，質量計劃能向其顧客證實具體合同的特定要求已被充分闡述。具有合同質量計劃很多時候可以在特定產品、項目或合同上代替或減少其他質量體系文件的運用，簡化現(xiàn)場管理。也可以在具備合同的情況下，在合同簽訂前編制質量計劃，并作為質量文件的一部分參加投標。特別是當現(xiàn)行產品技術狀態(tài)發(fā)生顯著變化時，應考慮編制新的質量計劃。

編制一份合同質量計劃，應以下幾點為基本要求：

1、是以特定產品、項目或合同為對象，將質量保證標準、質量手冊和程序文件的通用要求與特定產品、項目或合同聯(lián)系起來的文件。僅需涉及與特定產品、項目等有關的那些活動，對一般要求可直接采用或引用現(xiàn)行的質量文件。應保持與現(xiàn)行質量文件要求的一致性。

2、產品結構簡單、品種單一或形成系列，一個質量計劃可包容時，可不必針對每個產品都制定質量計劃。

3、質量計劃可高于但不能低于通用質量體系文件的要求。應明確質量計劃所涉及的質量活動，并對其責任和權限進行分配；質量計劃應由技術負責人主持，相關部門及人員參加制訂。考慮相互間的協(xié)調性和可操作性。

（二）質量計劃的內容

編制一份質量計劃，基本包括以下內容：

（1）明確其范圍和目的（所適用的產品、項目；特殊要求及有效期）及需達到的質量目標；

（2）組織實際運作的各過程的步驟（企業(yè)在擬制質量計劃時，可用流程圖或類似圖表展示過程要求）；

（3）在項目的不同階段，相關職責、權限和資源的具體分配；

（4）采用的具體的文件化程序和指導書；

（5）適宜階段適用的檢驗、試驗、檢查和審核大綱；

（6）隨項目的進展進行更改和完善質量計劃的文件化程序；

（7）達到質量目標的度量方法及所采取的措施。

1．合同質量問題。

合同質量是合同履行的重要內容。合同當事人因合同質量尤其是在工程承包協(xié)議因質量問題爭議較多。以工程質量為例，可以從以下幾點嚴格把控合同質量問題：

（1）合同質量保證期計算時間：合同質量保證期是從工程竣工驗收合格之日起，分別計算工程的質量保證期；質量保證期可以按國家有關規(guī)定確定，或由雙方當事人協(xié)商確定。

（2）合同質量保修：在合同保修期內因工程質量造成第三方損失，應由發(fā)包人負責賠償，并向責任方追償；在保修期內，不屬于保修責任范圍，承包人不負責保修；項目超過合理使用年限，承包人不負責保修；因保修不及時造成損失應由責任方負責；承包人不履行保修義務的，發(fā)包人可以向法院起訴，建議行政主管部門責成承包人改正，并處以罰款，發(fā)包人可另請單位保修，其保修費用由承包人負責。工程驗收必須堅持質量標準，并經(jīng)工程師確認質量合格，否則承包人應進行返工，直到檢查合格為止。

（3）合同驗收標準：工程質量驗收標準應在專用條款中加以說明，如采用的標準規(guī)范、合同對質量的要求等。當事人如對工程質量產生爭議，應按合同專用條款規(guī)定約定的工程質量監(jiān)督部門檢查驗收。工程質量不合格，責任應由責任方負。若是雙方的原因，應由雙方按責任的大小，分別承擔。

施工過程中的質量驗收：工程師對每道工序成果都必須檢查驗收，合格后才允許下道工序施工；承包人在施工過程中必須實行“三檢制度”（即操作人員自檢、互檢和專檢）；工程師在施工過程中應進行巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即糾正；加強隱藏工程質量檢查驗收簽證制度，不合格工程不予驗收；對重新檢查驗收的工程，檢查合格由發(fā)包人承擔檢查驗收的追加的費用，檢查不合格則應由承包人承擔檢查驗收的追加費用。對于設備安裝工程竣工后應當組織試車：試車范圍應與承包人安裝范圍相同；試車分為單機無負荷試車，聯(lián)動無負荷試車，投料試車；如因設計問題達不到驗收要求，發(fā)包人要求重新設計，承包人重新安裝，追加工程付款或延遲工期；由于設備制造達不到驗收要求，應由設備采購方負責，如由承包人采購，應承擔追加費用，否則應由發(fā)包人負責；因承包人施工原因達不到驗收要求，承包人應重新安裝試車，承擔追加費用；工程師要求延期試車，必須在開始試車前24小時向承包人發(fā)出書面通知，延期不超過48小時。

竣工驗收：竣工驗收必須按法律規(guī)定進行，并應具備竣工驗收的條件；竣工驗收應按國家規(guī)定的驗收標準和驗收條件組織驗收；竣工驗收不合格不能交付使用。

2．企業(yè)保證合同質量措施。企業(yè)應嚴格管理合同標的質量。

以工程質量為例。

施工企業(yè)應注意的質量管理的內容是：

工程師應協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)建立質量體系；

企業(yè)經(jīng)理對本企業(yè)的工程質量負責，企業(yè)應建立完善的質量管理體系，企業(yè)總工程師應協(xié)助企業(yè)經(jīng)理做好質量管理工作；

企業(yè)還應建立質量保證體系，以確保產品質量的市場信譽；

企業(yè)應建立崗位責任制度和重要工種的持證上崗制度，以確保工程質量負責制落實到人，加強項目質量管理；

企業(yè)必須建立質量檢查驗收制度，確保質量檢驗人員獨立從事質量檢驗工作；

檢驗的材料應經(jīng)試驗室簽證認可后才允許使用。